データベースを一元管理してムダを大幅に削減

データベースを一元管理してムダを大幅に削減

今回は仕事を効率化してムダを無くす方法について考えてみましょう。

その方法とは『データベースを一元管理すること』です。

当たり前のことですが。。。

これができているところは会社は意外と少ないのではないでしょうか。

データベースを一元管理するメリット

データベースを一元管理すると仕事の効率化にどのように役立つか考えてみましょう。

データを管理するコストが削減できる

当たり前ですが、データベースを一元管理すれば、データを管理するためのコストが最小限になります。

データを一元管理しないとどうなるか考えてみましょう。

会社の規模が大きくなると、いくつかの部門に分かれます。

製造業ならば、人事部、総務部、技術部、生産技術部、製造部、品質保証部、生産管理部、営業部など複数の部門が考えられます。

部門間を跨いで利用するデータはいくつか考えられると思います。人事情報、製品情報、顧客情報など。

データ管理のルールを決めて運用しないと、部門間での連携が少なくなり各自が自分勝手にデータベースを作成してしまいます。

人事情報なら人事部が管理し、その情報を各部門が必要に応じて参照して利用すればよいのですが、情報をコピーして各部門で独自に管理してしまいます。

常に人事部が管理しているデータを参照すれば、各部門がデータを管理するムダは削減できます。

データの信頼性が上がる

データを一元管理すれば、そのデータのメンテナンスを確実に実施することでデータの信頼性が向上します。

複数の部門がデータを管理していると、それぞれのデータベース間で不整合が生じることがあります。

すると、各部門が大量のデータを管理することになりベースの管理をやりきれなくなることがあります。

信頼性が低い不正確データを使用して仕事をすれば、トラブルの元になります。

例えば、技術部と製造部で製品情報をそれぞれデータベースを作成していたとします。

技術部が製品の設計を変更したが、製造部は製品情報のデータベースの更新を忘れてしまい古い製品情報を元に製品を製造してしまいました。

本来は設計を変更後の製品を顧客に納品する必要があったが、設計変更前の製品を納入してしまいクレームが発生してしまった。

このようにデータの管理ができていないだけで、最悪の場合は顧客からのクレームが発生することもあります。

データベースを一元管理するコツ

それでは、データベースを一元管理するにはどうすればよいでしょうか?

  1. データベースの管理者を明確にする
  2. データを利用するルールを明確にする

それぞれについて詳細を説明します。

データの管理者を明確にする

データを一元管理するには、データベースの管理者を明確にする必要があります。

  • 人事情報の人事部が管理する。
  • 顧客情報の営業部が管理する。
  • 製品情報の技術部が管理する。

などのようにどこの部門がどのデータベースを管理するのかを明確にする必要があります。

各部門が責任を持ってデータベースを管理することで信頼性の高いデータを保守することができます。

データを利用するルールを明確にする

データの一元管理をしようとしても、各部門が独自にデータベースを作ってしまうとうまくいきません。

  • 人事情報は人事部のデータベースを参照すること。
  • 顧客情報は営業部のデータベースを参照すること。
  • 製品情報は技術部のデータベースを参照すること。

などのように社内のデータの利用のルールを明確にすることでデータの一元管理ができるようになります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

データの管理が仕事をやる上で重要であることが実感できたのではないでしょうか?

多くの仕事は様々なデータを参照しながら行います。

データを一元管理することで管理のコストを減らし、データの信頼性を上げることができます。

あなたの職場のデータの管理を見直しをして、仕事の生産性や質を改善していきましょう。