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【仕事効率化】仕事のやり方を疑う!問題を見つける!改善する!

本当に正しい?今の仕事のやり方

仕事を効率化するための考え方を紹介します。仕事は言われたことを言われた通りのやり方でやれば良いと思っている人には合わない考え方です。あなたが仕事をするなら効率よく大きな成果を出したいという考え方を持っているなら、参考になると思います。

今回紹介するのは「今の仕事のやり方を疑い改善する」という考え方です。

  1. 今の仕事のやり方を疑う
  2. 仕事のやり方の問題点を見つける
  3. 仕事のやり方を改善する

この3ステップで仕事を改善していきましょう。

今の仕事のやり方を疑う

多くの企業の多くの仕事のやり方はマニュアル化されており、従業員はそのマニュアルに従って仕事をしています。このマニュアルは「いつ」「誰が」「どのように」作ったのでしょうか。例えば、20年も前に作られたマニュアルを未だに見直しもせずに使い続けているとしたらどうでしょう。

  • 現在の会社の状況には合わないやり方かもしれません。
  • 時代遅れのやり方をしているかもしれません。

もし、過去にあなたの職場で働いていた人が仕事の改善をしないタイプの人ばかりなら、このような状況になってしまいます。

変化の激しい現代では、常に仕事のやり方を見直して効率化しなければ生き残ることが出来なくなっています。

だから、今の仕事のやり方を疑って見ることが大切になってきます。

仕事のやり方の問題点を見つける

日常の業務に追われ忙しい日々を過ごしていると「仕事のやり方」まで意識がいかないこと多いです。

今の仕事のやり方は最適ではない」と常に仕事のやり方を常に疑う意識を持つことで必ず仕事の問題点を発見することができます。

仕事の問題点を見つけるための質問を紹介しますので、あなたの仕事に当てはめて質問してみてください。

問題点を見つける質問

  • 手作業でやっている仕事を自動化できないか
  • 似たような業務を集約できないか
  • もっと効率的に仕事を行うための方法はないか
  • もっと効率的に仕事を行うためのツールはないか
  • 必要ない仕事はないか
  • 効果性の低い仕事はないか
  • もっと楽できないか

今の仕事を色々な角度から質問することで問題点を発見することができるはずです。

仕事のやり方を改善する

改善する時間を確保する

問題点を見つけるところで終わってしまっては、ただの社内クレーマーとなってしまいます。

しかし、忙しくて仕事を改善したくても時間がないという経験があるのではないでしょうか。そんなときに役立つ考え方が、時間管理のマトリックスです。

時間管理

仕事のやり方を改善する活動は「第2領域」の価値のある活動に分類されます。この活動は「緊急でない」活動のため、手を付けることがなかなかできません。

忙しいと思ってこなしている業務は「第1領域(緊急)」もしくは「第3領域(錯覚)」であることがほとんどです。

第1領域は緊急で重要な仕事で「クレーム対応」、「顧客の納期対応」、「経営戦略」などが考えられるでしょう。会社の信用や成長に直結する活動のため最優先で実施する必要があります。

第3領域は緊急ですが重要でない仕事のため錯覚の活動と言われることもあります。「価値のない会議」「緊急でない電話」「価値のない報告書の作成」などがあります。この仕事は重要度が低いため、できる限りやらないようにして、空いた時間で「第2領域」の活動をすることが大切です。

第2領域である仕事のやり方を改善する活動をすることで、第3領域の仕事はほとんどしなくてよくなるはずです。第1領域の仕事も効率的にすることができ仕事の生産性を劇的に向上させることができます。

リーダーシップを発揮して改善を完遂する

実際に改善活動を始めると、基本的に人は変化を嫌うという性質を持っているので仕事のやり方を変えることに反対する人が出てきます。

  • 今までのやり方が慣れているから変えてもらっては困る。
  • もし新しいやり方が上手く行かなかったらどう責任を取るのか迫ってくる。
  • 変えることのデメリットをたくさん上げてくる。など。

このように反対する人は「できない理由」を考える天才なのです。

改善を進めるには大きなエネルギーが必要ですが、次のようにリーダーシップを発揮することで改善を進めることが出来ます。

  1. 反対する人の意見を聞き可能な限り取り入れる。
  2. 改善を実施するメリットを明確にして伝える。
  3. うまく行かなかったときの責任を引き受ける。

最初は大変かもしれませんが、これができるようになれば仕事が改善され、仕事の効率を上げることもできます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

仕事を常に改善することは当たり前のことですが、意外と出来ていないことが多いのではないでしょうか。

  1. 今の仕事のやり方を疑う
  2. 仕事のやり方の問題点を見つける
  3. 仕事のやり方を改善する

②で止まってしまうと、現状に不満を言うだけの嫌な人になってしまいます。
仕事は何も効率化されません。

あなたは③の仕事の改善まで実施し、仕事を効率化し大きな成果を手に入れましょう。