【5つの方法】ビジネスで相手に伝わる話し方

ビジネスで相手に伝わる話し方

あなたは仕事でのコミュニケーションで悩みはありませんか?

  • 部下に仕事を依頼したが意図と全く違うことをしていた
  • 上司へ報告をしても、状況がうまく伝わらない
  • 顧客もしくはサプライヤーと意思の疎通がうまくできない

このように、ビジネスでのコミュニケーションがうまくいかなくて苦労している人も大勢います。

今回はビジネスで相手に伝わる話し方をご紹介します。

  1. 結論から話す(PREP法)
  2. 端的に話す(Talk Straight)
  3. 数字でロジカルで話す
  4. 相手の理解できる言葉で話す
  5. 相手の期待を理解して話す

一つずつ詳しく見ていきましょう。

結論から話す(PREP法)

ビジネスでは「結論から話しなさい」という鉄則は誰もが聞いたことがあるのではないでしょうか?

「結論から話す」ことができていないことが意外と多いです。なぜなら、学校教育では「起承転結」、つまり順番通りに話すことを習うからです。昔から染み付いた習慣は常に意識してなおさなければ帰ることが難しいのです。

結論から話すことができるように慣れば、短い時間で相手に必要なことを伝えることができるようになります。結論が分かっていれば、その後の話もすんなりと頭に入って理解もしやすくなります。

PREP法

あなたはPREP法を聞いたことがあるでしょうか?

PREP法は結論から話す方法論の一つです。PREPは次の用語の頭文字を並べたものです。

  1. P : Point = 結論
  2. R : Reason = 理由づけ
  3. E : Example = 具体例
  4. P : Point = 結論

この型を意識して繰り返し練習しましょう。

起承転結とPREP法の比較

同じ内容の事柄について起承転結とPERP法で説明したときにどのような違いがあるのかを見てみましょう。

例として「これからはAIの導入しなければ企業が成長しない」という説明で考えてみましょう。

起承転結の場合
起:自社の業績は他社と比べて営業利益が低いです。
承:他社はAIを導入により利益を伸ばしています。
転:AIを導入した各社の営業利益ですが、A社は前年比5%アップ、B社はは前年比6%アップ、C社はは前年比10%アップしています。
結:AIを導入しなければ成長も見込めず、倒産するリスクも高まります。
PERP法の場合
P:AIを導入しなければ企業は成長できません。
E:AIを導入に成功している企業は、そうでない企業に比べて業績が伸びている
R:AIを導入した各社の営業利益ですが、A社は前年比5%アップ、B社はは前年比6%アップ、C社はは前年比10%アップしています。
P:AIを導入しなければ成長も見込めず、倒産するリスクも高まります。
起承転結の場合は最後まで話しを聞かないと結論が分かりませんし、途中の説明も何のためにしているか分かりません。
PERP法は結論を最初に確認できているので、その後の説明で結論の理解を深めることができます。

端的に話す(Talk Straight)

端的に話すとはどういうことでしょうか?

ここでは、「駆け引きをせず、素直に、簡潔に端的に話す。」という意味です。これを「Talk Straight」といいます。

簡単なようで、できていない人が非常に多いと思います。例えばこのような人は多いのではないでしょうか。

  • 上司に仕事ができていない言い訳をする
  • 寝坊した言い訳をする
  • 社内でムダな駆け引きをする

ビジネスで必要なのは状況を明らかにすることです。言い訳や駆け引きではありません。

Talk Straightするためにはどうすればよいのでしょうか。

質問には「Yes」か「No」で答える

まずは、相手の質問には「Yes」か「No」で答えることです。

上司に「頼んでおいた報告書はできた?」と質問されて、できていないときに言い訳をしてはいけません。上司が知りたいのは「できた」か「できていない」の事実なのです。言い訳は聞きたくありません。報告書ができていないときは次のように答えるようにしましょう。

「まだできていません。」
「3割くらいはできました」

状況を素直に説明すれば、上司も状況を把握することができ、次にどうすればよいか考えることができるのです。

できないことを頼まれた時はできる方法を提案する

上司があなたの仕事を十分に把握できずに、やりきれない量の仕事を頼まれた時はどうすればよいでしょうか?

これは、そのまま引き受けてはいけません。できないことを引き受けても後から問題になるのが目に見えています。あなたができる方法や条件を提案しましょう。

上司に「明日までにこの作業をやるように」と頼まれたとします。内容的には難しくなりがボリュームがあるので明日までには完成しないものだった場合の回答は次のようになります。

「作業をやることはできますが、一人でこのボリュームの仕事を明日までに終わらせるのは無理です。手伝ってくれる人が一人入れば明日までに終わらせることが可能なのでAさんに手伝ってもらって良いでしょうか?もし、期限が明後日に伸ばせるならば、一人でも対応可能です。」

上司の目的は仕事を進めることなので、仕事をできる方法を提案すれば協力してくれるでしょう。

上司や顧客でも間違っていることは指摘する

上司や顧客など立場が上の相手に対して、間違いを指摘するのは難しいかもしれません。

しかし、必要なことならば相手が上司や顧客であっても間違っていることは間違っていると言わなければいけません。

特に日本ではストレートに話しをすると、空気が読めないと言われることもありますが、最終的には「信頼」を得ることができます。

上司や顧客は間違いに気づいていないだけかもしれません。そうでなくても、Win-Winの状態にならなければ、短期的にはよくても長期的には互いの関係はうまくいかなくなります。

数字でロジカルで話す

説得力を高めるには数字を使ってロジカルに話をすることが有効的です。

「数字」は動かしようがない事実です。特に上司や顧客など立場が上の人と話をする時は数字で説明することで理解してもらいやすくなります。意見は封殺されることもありますが、数字という事実は封殺できません。

ロジカルに話すとはどういうことでしょうか?

ロジカルに話すにはできる限り主観を捨て、客観的に話すことになります。先に説明した「PREP法」は結論を先に話すだけでなく、ロジカルに話をするための方法でもあります。また、ピラミッド型の話し方を組み合わせることで説得力が増します。

ピラミッド型の例

ピラミッド型の例を見てみましょう。この例ではある事業投資を前向きに検討することについてロジカルな説明となっています。

PREP法の要素が全て揃っているので、上から順番に話していきます。
この例なら「P → R1 → E1-1 → E1-2→ R2 → E2-1 → E2-2→ R3 → E3-1 → E3-2 → P」のように話をすればロジカルな話し方になります。

慣れるまでは、結論、その理由、具体例を意識して話をするようにしましょう。

相手の理解できる言葉で話す

特に顧客やサプライヤーと話す時は「相手が言葉の意味を理解できるか」意識する必要があります。

社内で当たり前に使う「社内用語」は社外の人(顧客やサプライヤー)は理解できません。

話をする目的は相手にあなたの考えを伝えることです。相手の所属や知識を意識し、相手に伝わる言葉選びをすることが大切となります。

ポイントは「社内用語、社外用語を明確にし、相手の使う言葉に合わせて話をする」ことです。

相手の期待を理解して話す

ビジネスで相手と話をする上で大切なことは、相手が求めていることを伝えることです。

例えば、製品の納期が間に合うかを知りたいのに、品質の話をしても会話が成り立ちません。

相手が、何を知りたいかを理解することがビジネスでのコミュニケーションをスムーズにするには重要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

あなたは5つの方法はどれくらいできていたでしょうか。

  1. 結論から話す(PREP法)
  2. 端的に話す(Talk Straight)
  3. 数字でロジカルで話す
  4. 相手の理解できる言葉で話す
  5. 相手の期待を理解して話す

仕事を無駄を減らしスムーズにするためには、短い時間で正確に情報を伝えることが必要となります。

一つでもよいので、伝わる話し方を意識して実践しましょう。