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問題解決への第一歩!現状把握をして改善計画を立てる

現状把握をして改善計画を立てる

問題解決を成功させるためにいちばん重要なことは何ですか?

現状をできるだけ正確に把握すること

私ならと答えます。

現状把握がうまくできれば、問題解決の5割は解決したと言っても過言ではありません。

「当たり前じゃないか」と思うでしょう。しかし、現実の問題に対してはできていない人が意外と多いのです。

現状把握の大切さ

問題解決のもっともポピュラーの考え方として、「PDCA」という考え方があります。

P:Plan(計画)
D:Do(実行)
C:Check(確認)
A:Action(行動)

これを回すことで、業務を改善していくという考え方です。「PDCA」がうまくいかない原因の5割が「計画」であると言われています。

計画をに必須な要素は次の2つです。

  • 現状把握
  • ゴール設定(KPIの設定)
KPI
Key Performance Indicator(重要業績評価指数)の略で、組織の目標を達成するための重要な業績評価の指標。

計画とは「現状」と「ゴール」のギャップを埋めるための「行動」を決めます。

しかし、現状を把握しないで「ゴール」だけから「行動」を決めることがあります。このような場合はほとんどPDCAは失敗しまう。

この状態をカーナビに例えて考えると分かりやすいと思います。

カーナビで目的地を案内するには2つの情報が必要となります。1つは目的地(ゴール)、もう一つは現在地(現状)です。この2つの情報が揃って初めてルート(計画)を決めることができます。

  • 現状把握:現在地
  • ゴール:目的地
  • 計画:ルート

しかし、問題解決の計画を立てるときには現状把握をせずに立てているケースが意外と多いのです。

現状把握ができていない状態とは、現在地が分からずに目的地への道案内をする状態と同じなのです。これで、道案内がうまくいくでしょうか。無理ですよね。

この状態に陥って、PDCAがうまくできない人が非常に多いです。

PDCAのやり方の概要はこちらを参考にして下さい。

仮説思考でPDCAを高速で回し業務改善を高速化

現状把握をする方法

現状把握の大切さは理解していただけたと思います。

それでは、どのようにすれば正確な現状把握をすることができるのでしょうか?

ビジネスの現場の複雑な事象を、完璧な現状把握することは難しいですができるだけ

MECE(ミッシー)で現状を分析する

MECE(ミッシー)とは「モレなくダブりなく」という意味です。ロジカルシンキングでは定番の考え方です。

MECEで現状分析をすることで精度の高い現状把握をすることができます。現状把握をするための代表的な手法を2つご紹介します。

  • FTA(故障の木解析)
  • 4M

MECEの詳細はこちらを参考にして下さい。

MECE(ミッシー)を理解してロジカルシンキングを身につける!

FTA(故障の木解析)

FTAとはFault Tree Analysisの略で、日本語では故障の木分析といいます。ロジックツリーの原因分析版です。

ツリーの最初に「問題(事象)」を設定します。

その問題に対して、MECEになるように問題の原因をツリー状に書き出していきます。

4M

4Mは下記の用語の頭文字を取ったものです。4Mを全て考えることでモレが少なく問題を分析することができます。

4M

  • Man (人)
  • Machine (機械)
  • Material (材料)
  • Method (方法)

これら4つの視点から現状を分析することで、問題に対して精度の高い現状把握をすることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

問題解決をするためには現状把握が大切であることが実感できたのではないでしょうか?

現状を把握する。ゴールを決める。そのギャップを埋めるための行動計画を立てる。

これがPDCAを始めるための準備です。

ここができれば、問題解決力が飛躍的に高まります。