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ワークフローシステムを導入して業務改善

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ワークフローを電子化したシステムのことです。

ワークフローとはなんででしょうか?

ワークフローとは「業務の流れ」又は「業務の流れを図式化したもの」のことです。申請書を作成し、上司などの権限のある人の承認が必要な業務は全てワークフローです。

よくあるワークフロー業務としては次のようなものがあります。

  • 稟議申請
  • 経費精算
  • 休暇申請

システム化されていない場合は、紙で申請書を発行して上司などが内容を確認し問題なければの承認印を押して業務が完了します。

このような業務では次のような問題が発生することがあります。

  • 申請から決裁までに時間が長くなる。
  • 申請書がどこまで進んでいるか分からない。
  • 申請書を誰に回せばよいか分からない。
  • 承認書類が多すぎて、何が手元にあるか分からなくなってしまう。
  • 決裁後の書類が大量にあり管理が大変になる。

ワークフローシステムを導入すると、紙ではなくコンピュータ上でワークフロー業務を行うことになり、これらの問題を解決し業務改善をすることができます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入すると様々なメリットがあります。

  • 決裁までの期間を短縮できる。
  • 進捗がひと目で分かる。
  • 次の決裁者が自動で判別される。
  • 決済しなければいけない案件がひと目で分かる。
  • 決済完了されたデータが自動的の保管される。
  • コンプライアンスの遵守の仕組化ができる。

1つづつメリットを確認していきましょう。

決裁までの期間を短縮できる

紙の申請書の問題点の1つとして決裁まで時間がかかることがあります。

決裁者が離れたところにいる場合は、申請書を決裁者のところまで送る時間が必要となります。決裁者が複数ある場合はかなりの時間がかかります。

ワークフローシステムならば、申請した直後に次の決裁者にメールなどで決裁の依頼の連絡されます。

申請書の「送る時間」をゼロにできるため決済するまでの平均時間を短縮することができます。

進捗がひと目で分かる

紙の申請書の場合は、書類は決裁者のところにあるため決裁状況の確認をするためには、決裁者に確認するしかありません。

決裁者が複数いる場合は、進捗状況を確認するだけでもかなりめんどくさい作業となります。

ワークフローシステムならば、申請した案件のステータスをひと目で確認することができます。

次の決裁者が自動で判別される

申請内容によってワークフローのルートが変わる場合は、次に誰に決裁を貰えばよいか判断する必要があります。1つや2つならば問題ありませんが、大量の申請書の処理をしなければいけない場合はこれだけでも意外と大変な作業となります。

例えば、稟議の金額が100万円以下なら、課長決裁でよいが、100万円を超える場合は部長の決裁も必要になるなどのケースが考えられると思います。

ワークフローシステムならば、申請内容を自動で判断して決裁者やルートを自動で判定することができます。

決済しなければいけない案件がひと目で分かる

紙での大量の申請書が自分のところで貯まると、どんな案件を決済しないといけないか把握するだけでも大変です。

机の上に様々な書類が100種類あって、その中ですぐに承認しないといけない書類を探さないといけない状況を思い浮かべてみて下さい。

考えるだけで大変ですよね。

ワークフローシステムならば、承認が必要な案件の件数や種類をひと目で確認することができます。

決済完了されたデータが自動的の保管される

決済した申請書は、通常は一定期間保管することになると思います。

紙の書類ならば、決済完了後にファイルに閉じていくことになります。台帳を付けて、文書番号順に保管すると思いますが、台帳を付けたりファイリングするにも工数がかかります。

また、書類を探すのも台帳を確認し、対象の書類が閉じてあるファイルを探す必要があります。

ワークフローシステムならば、決済完了後に自動的にデータベースに保管され、データベースを検索すれば見たい書類をすぐに探すことができます。

コンプライアンスの遵守ができる

ワークフローシステムには承認過程の記録を残すことができます。

そのため、データを改ざんするなどの不正ができなくなります。

会社としてコンプライアンスの遵守をするための仕組みとしても活用することができます。

ワークフローシステム導入の手順

ワークフローシステムを導入するための手順は次の記事の「仕事のシステム化を成功させる3ステップ」を確認して頂ければと思います。

中小企業の製造業の仕事の効率化のカギはシステム化

ワークフローシステムの紹介

ワークフローシステムは、どんな業界でも必要なシステムなので多くのサービスがあります。

オススメのワークフローシステムを紹介します。

楽々WorkflowⅡ

楽々WorkflowⅡは住友電工情報システムが提供しているワークフローシステムです。非常に柔軟性の高く思い通りのワークフローを作成することができます。

オンプロミスとクラウドの両方のサービスを提供しています。

小規模の場合はクラウドでのご利用をオススメします。

楽々WorkflowⅡ公式HP

その他のワークフローシステム

楽々WorkflowⅡ以外にも多くのワークフローシステムがあります。低価格のサービスも多くありますので、比較して良さそうなサービスを導入しましょう。

まとめ

ワークフローシステムについて説明してきました。

ワークフロー業務をワークフローシステムで行うことによって、大幅な業務改善を行うことができます。

事務的な作業を効率を上げて、本業に時間を使えるようになれば自然に生産性を向上させることができるかと思います。

もし、ワークフローをシステム化していなければ、紹介させて頂いたサービスを導入してみて業務の効率化をしていきましょう。