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Excel(エクセル)の条件付き書式でミスをなくす!

条件付き書式とは

エクセルの機能の1つに「条件付き書式」というものがあります。

非常に便利な機能ですが、意外と知らない人が多いものの1つです。

「条件付き書式」とはセルに入力された値によって、セルの書式を変化させる機能です。

  • セルの塗りつぶしの色を変える
  • セルの文字の色を変える
  • セルの文字を太字や斜体にする

このような書式の変更をさせることで、入力ミスの判定をすることもできます。

条件付き書式の使い方

条件付き書式は

ホーム」→「条件付き書式」(スタイル)→「新しいルール」から新規の設定することができます。

条件付き書式①

 

「新しい書式ルール」を設定する画面になるので、ここで書式を変更するときのルールの種類を選択します。

ルールの種類は6つのあります。

  1. セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定
  2. 指定の値を含むセルだけを書式設定
  3. 上位または会に入る値だけを書式設定
  4. 平均より上または下の値だけを書式設定
  5. 一位の値または重複する値だけを書式設定
  6. 数式を使用して、書式設定するセルを決定

①~⑤は直感的に設定できるのは、使い方の説明は省略します。

⑥の数式を使用した条件付き書式の設定方法を解説します。

条件付き書式②-1

条件付き書式の使い方

具体的な条件付き書式を使ったエラーチェックの方法を紹介します。

今回は、直方体の寸法を検査した結果を入力した検査成績書を作成することを想定します。規格に入っているかどうかをひと目で分かるように条件付き書式の設定をします。

まずは、完成した状態を確認して下さい。

条件付き書式③

E2からG4の9つのセルに条件付き書式を設定してあります。条件を満たすと、セルを赤色に塗りつぶす設定に指定あります。

大きな流れとしては次のようになります。

  1. セルの色を変える条件を設定する
  2. 条件を満たした時のセルの書式を設定する
  3. 条件付き書式の範囲を設定する

1ステップづつ設定方法を見ていきましょう。

ステップ1:セルの色を変える条件を設定する

まずは、条件付き書式を設定するセルを指定します。今回は「E2」にカーソルを合わせます。

条件付き書式④

ホーム」→「条件付き書式」(スタイル)→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

次の数式を満たす場合に値を書式設定」の欄に「=OR(E2<$C2,E2>$D2)」と入力して下さい。

条件付き書式⑤

数式を入力する時は、先頭は「=」を入力します。

今回は、「下限値より小さい場合」または「上限値より大きい場合」という条件を入力したいのでこのようになります。

「または」は「OR」という関数を使い複数の条件の全体を「カッコ」で括り「カンマ」で区切ります。

あとで、ひとつの数式で複数のセルに条件付き書式を適用するため、「E2」のセルは相対参照に、上限値の「$C2」や下限値の「$D2」のセルは行は絶対参照、列は相対参照とします。

ステップ2:条件を満たした時のセルの書式を設定する

条件の数式の入力が完了したら、条件を満たしたときのセルの書式を設定します。

数式を入力した画面の下の方の「書式(F)」をクリックすると「セルの書式設定」の画面がポップアップされます。

条件付き書式⑥

今回は、セルを赤色に塗りつぶすので、「塗りつぶし」のタブを選択します。色は「赤」を選択して「OK」をクリックします。

これで、書式の設定は完了です。

ステップ3:条件付き書式の範囲を設定する

最後に書式の範囲を「$E$2」から「$E$2:$G$4」に変更します。このように変更することで、検査結果を入力する9つのセルすべてに条件付き書式が設定されます。

ホーム」→「条件付き書式」(スタイル)→「ルールの管理」を選択すると下記のウインドウがポップアップされます。

セルの選択範囲が「E2」でない場合はルールが出てこないので、「書式ルールの表示」で「このワークシート」を選択しましょう。

条件付き書式⑦

適用先を「=$E$2」から「=$E$2:$G$4」に変更し、「適用」をクリックすれば完了です。

まとめ

条件付き書式を使うことで簡単に入力ミスなどのエラーチェックをすることができます。

条件付き書式は、条件を工夫すれば他にも様々な用途で利用することができます。

今回紹介した機能にかかわらず、少しでも不便を感じた時は簡単にできる方法がないか調べることが生産性を上げるために重要となります。

情報があるかないかだけで、生産性は劇的に変わります。

 

あなたの業務で条件付き書式を活用して業務改善できることがないか考えてみましょう。