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Excel(エクセル)のIF系関数を使いこなせ!

IF系関数で判定・集計作業を自動化する

今回はエクセルの便利な関数を紹介します。紹介するのは次の3つです。

  1. IF関数
  2. COUNTIF関数
  3. SUMIF関数

IF系の関数を使いこなすことで、判定や集計作業の効率化が劇的に向上します。

FI関数は条件により表示させる内容を変えることができます。

COUNTIF関数は条件に当てはまったデータ数をカウントし表示してくれます。

SUMIF関数は条件に当てはまったデータだけの合計を表示してくれます。

1つづつ使い方・使用例を見ていきましょう。

IF関数

IF関数の概要

IF関数は入力された値が条件を満たしている場合とそうでない場合で表示内容を変えることができます。

IF関数の文法は次のようになります。

=IF( 論理式, 真の場合の表示, 偽の場合の表示 )

論理式は、演算子などを使用して条件を設定します。セル「A1」の条件を判定する時の論理式の例をいくつか見てみましょう。

論理式 演算子の意味 論理式の意味
A1 = 3 等しい A1の値が3である
A1 <> 3 等しくない A1の値が3以外
A1 > 3 より大きい A1の値が3より大きい
A1 >= 3 以上 A1の値が3以上
A1 < 3 より小さい A1の値が3より小さい
A1 <=3 以下 A1の値が3以下

※赤字が演算子

例えば、論理式を「AI = 3」とした場合は、A1のセルに「3」が入力された場合は「真の場合の表示」に設定した内容が表示されます。それ以外の場合は「偽の場合の表示」に設定した内容が表示されます。

IF関数の使用例

IF関数を使用して、直方体の製品の寸法を測定し測定値が製品規格を満足しているかを自動で判定してみるようにします。

IF関数1

C列が製品寸法の下限規格、D列が製品寸法の上限規格、E列が製品の実際の寸法、F列がIF関数を使って製品の「合格」「不合格」を判断しています。

F列のIF関数を解説します。

製品が合格する条件を論理式とする必要があります。製品が合格する条件は「下限規格以上、かつ、上限規格以下」となります。この条件を満たしたときに「合格」と表示され、それ以外の場合は「不合格」と表示されるようにします。

直方体の縦の寸法の合否を判断している「F2」のセルの入力する関数次のようになります。

=IF( AND( C2<=E2, E2<=D2 ), “合格”, “不合格” )
論理式はAND関数を使用しています。AND関数は「AかつBかつC…」という条件を指定するときに利用できます。「AまたはBまたはC…」という条件を指定する場合はOR関数を使用します。
「F2」の論理式のセルの参照が相対参照となっているため、「F3」および「F4」のセルは「F2」をコピーすれば「横」や「高さ」も同じように合否判定をすることができます。
この例では、高さが論理式の条件から外れているので「不合格」と表示されています。

COUNTIF関数

COUNTIFの概要

COUNTIF関数は指定した条件を満たしたデータの数を表示する関数です。

COUNTIF関数の文法は次のようになります。

=COUNTIF( 範囲, 条件式 )

条件式は、色々な指定の仕方ができます。

  • カウントしたいデータ値
  • 条件式
  • ワイルドカード

ワイルド―カードは次のように使うことができます。。

記号 意味 使用例

(アスタリスク)
1文字以上の任意の文字列 A* : 「A」で始まる文字列
*A* : 「A」を含む文字列
*A : 「A」で終わる文字列

(疑問符)
任意の1文字 A? : 「A」で始まる2文字
?A? : 「A」を含む3文字
?A : 「A」で終わる2文字

COUNTIF関数の使用例

COUNTIF関数を使用して、セミナー参加者の性別や年齢層を分析してみましょう。

countif関数

セミナー参加者の10の名簿から参加者の属性を分析します。

まずは、性別別に参加人数を集計します。

性別はC列、カウントしたいのは「男性」と「女性」です。男性の参加者と女性の参加者をカウントするためのCOUNTIF関数は次用になります。

男性:=COUNTIF ( C:C, F2 )
女性:=COUNTIF ( C:C, F3 )
性別の情報はC列にあるので、C列全体を指定するために範囲は「C:C」となります。検索条件は「”男性”」「”女性”」と直接入力をしても良いですが、E列に検索するキーワードがありますので、参照する方がスマートだと思います。
次に、年代の集計です。こちらは少し分かりにくいので詳しく解説します。
10代ならば、10~19歳の合計を出せばよいので、「10歳以上、かつ、19歳以下」という条件式を入れれば良いことになります。しかし、COUNTIF関数は条件式で、AND関数やOR関数が使えないので少し工夫が必要です。
そこで、「10歳以上の合計」を「19歳を超える人の合計」から引くという形でCOUNTIF関数を使います。10代~60代をカウントする式を見てみましょう。
10代:=COUNTIF(D:D, “>=10”) – COUNTIF(D:D, “>19”)
20代:=COUNTIF(D:D, “>=20”) – COUNTIF(D:D, “>29”)
30代:=COUNTIF(D:D, “>=30”) – COUNTIF(D:D, “>39”)
40代:=COUNTIF(D:D, “>=40”) – COUNTIF(D:D, “>49”)
50代:=COUNTIF(D:D, “>=50”) – COUNTIF(D:D, “>59”)
60代:=COUNTIF(D:D, “>=60”) – COUNTIF(D:D, “>69”)
注意点は論理式もダブルコーテーションで囲う「” “」ことが必要です。
機能を確認するためにデータが10個しかありませんが、COUNTIF関数を使えば、データ数が100個でも10000個でも瞬時に集計をすることができます。

SUMIF関数

SUMIFの概要

SUMIF関数は指定した条件を満たす値のみを合計することができる関数です。

SUMIF関数の文法は次のようになります。

=SUMTIF( 範囲, 検索条件 [, 合計範囲] )

「範囲」は、条件判定を行うセルの範囲を指定します。

「検索条件」はCOUNTIFと同様に色々な指定の仕方ができます。

  • 条件のデータ値
  • 条件式
  • ワイルドカード

「合計範囲」は合計の対象となるセル範囲を指定します。省略も可能で、省略する場合は、第一引数で指定した条件判定の範囲と同じとなります。

SUMIF関数の使用例

店舗とECサイトで販売をしていて、売上データがひとつのデータとしてまとまっているとします。

店舗の売上の合計とECサイトの売上の合計を算出してみましょう。

SUMIF関数1

B列が「店舗」と「EC」の種別している列です。C列がそろぞれの売上額となります。

F列にSUMIF関数を使って「店舗」と「EC」のそれぞれの売上を合計を出していますので、実際の式を見てみましょう。

店舗:=SUMIF( B:B, E2, C:C )
EC :=SUMIF( B:B, E3, C:C )
条件は「”店舗”」「”EC”」と直接入力をしても良いですが、E列に検索キーワードがありますので、参照する方が良いでしょう。

まとめ

今回はエクセルで使えると便利なIF系関数を紹介しました。

データは集めるだけでは役に立ちません。

データを分析して、活用することで初めて役に立てることができます。

IF系関数はデータ分析をする上で非常に役に立つ関数ですので、ぜひ使い方をマスターして下さい。